Vậy trong bài viết này bạn hãy cùng với Mitaco tìm hiểu chi tiết về những điều thú vị trong văn hóa trao đổi danh thiếp của người Nhật bạn nhé.

Quy tắc trao – nhận danh thiếp ở Nhật Bản

Khi gặp và chào hỏi nhau lần đầu tiên, người Nhật thường sẽ trao đổi danh thiếp với nhau. Vì vậy trước mỗi cuộc hẹn quan trọng hay trước bất kỳ cuộc họp nào chúng ta hãy kiểm tra kỹ mình đã chuẩn bị danh thiếp và số lượng đã đủ chưa nhé. Ngoài ra hãy luôn nhớ các quy tắc trao đổi danh thiếp mà người Nhật hay dùng dưới đây.

Ai nên là người chủ động trao danh thiếp trước?

Thông thường những người trong vài trò khách mời, người tới thăm hay người được trả tiền sẽ là người trao danh thiếp trước. Tuy nhiên cũng có những trường hợp chủ nhà hay người tiếp đón sẽ trao danh thiếp trước vì khách mời có vị thế cao hơn.

Cụ thể tùy vào từng trường hợp mà thứ tự trao danh thiếp sẽ khác nhau. Tuy nhiên nếu đối phương, người có vị thế cao hơn mà chủ động trao danh thiếp trước thì hãy nói “moushi okuremashita” (Xin lỗi vì sự chậm trễ) để giữ ấn tượng tốt.

Thứ tự trao, nhận danh thiếp khi có nhiều người

Nếu bạn tham gia những cuộc họp mà có mặt nhiều người cùng lúc thì thứ tự trao nhận danh thiếp sẽ theo cấp bậc. Ví dụ nếu bạn làm khách nhà người khác thì sẽ từ người lớn tuổi trước. Còn nếu bạn tham gia các cuộc họp thì thứ tự sẽ tùy theo cấp bậc lớn trước, sau đó giảm dần.

Trao – Nhận danh thiếp đúng cách

Trong văn hóa Nhật Bản cho dù bạn đã ngồi xuống ghế rồi thì khi trao, nhận danh thiếp bạn vẫn phải đứng lên và tiến lại gần đối phương. Chúng ta không thể đưa danh thiếp từ phía bên này sang bên kia bàn vì như vậy sẽ bị cho là bất lịch sự.

Thay vì đó chúng ta hãy đặt số lượng danh thiếp cần thiết lên hộp đựng, dùng cả 2 tay nắm lấy hai bên mép của tấm danh thiếp để không che mất logo hay tên Công Ty. Đảm bảo sao danh thiếp hướng về phía người nhận và trao đi.

Trong trường hợp trao đổi danh thiếp bạn nên đặt tay lên trước ngực và để danh thiếp của mình thấp hơn danh thiếp của đối tác để thể hiện sự tôn trọng. Vừa trao danh thiếp bạn vừa giới thiệu tên Công Ty, bộ phận làm việc cũng như tên của mình và kết thúc bằng câu “Yoroshiku onegaishimasu” (Rất hân hạnh được gặp bạn).

Khi nhận danh thiếp của đối tác, chúng ta nhận bằng tay trái và cẩn thận để tay của mình không che đi logo và tên công ty của họ. Trong khi nhận danh thiếp hãy cúi nhẹ người và nói “Choudai itashimasu” (tôi xin nhận).

Điều thú vị trong văn hóa trao đổi danh thiếp của người Nhật

Sau khi nhận được danh thiếp hãy nghiên cứu kỹ tên của đối tác và các thông tin ghi trên đó. Đó là cách lịch sự cũng như tạo được ấn tượng tốt nhất trong quá trình trò chuyện ban đầu.

Cách sắp xếp và quản lý danh thiếp đã nhận được

Khi trao đổi danh thiếp với một người khác, chúng ta hãy đặt danh thiếp của họ lên trên hộp đựng danh thiếp của mình chứ đừng đặt trực tiếp lên mặt bàn. Còn nếu chúng ta trao đổi danh thiếp với nhiều người cùng lúc thì hãy đặt danh thiếp của người có chức vụ cao nhất lên hộp đựng và những người còn lại lên bàn.

Còn nếu có quá nhiều người có chức vụ cao hơn mình thì không cần đặt danh thiếp của đối tác lên hộp đựng mà hãy xếp lên bàn theo thứ tự.

Những điều nên tránh khi trao đổi danh thiếp tại Nhật Bản

Khi trao đổi danh thiếp tại Nhật Bản chúng ta nên tránh các trường hợp dưới đây nếu không muốn bị cho là thô lỗ, bất lịch sự.

  • Cầm tay che mất biểu tượng logo hay tên của công ty đối tác khi nhận danh thiếp.
  • Rút danh thiếp từ túi áo, túi quần hoặc ví ra mà không có túi đựng danh thiếp.
  • Danh thiếp bị gấp, bị nhăn hay bị bẩn mà vẫn đưa cho đối tác.
  • Mân mê danh thiếp của đối tác trong lúc đang nói chuyện.
  • Sử dụng mặt sau danh thiếp của người khác để ghi chú hay vẽ linh tinh lên.
  • Trao đổi danh thiếp nhưng lại quên mất mang danh thiếp về.

Trên đây là những quy tắc thú vị trong việc trao đổi danh thiếp của người Nhật Bản mà chúng ta nên biết. Nếu bạn đang và chuẩ bị đi Nhật thì hãy thuộc nằm lòng cho mình những quy tắc văn hóa của Nhật Bản để không rơi vào hoàn cảnh bối rối các bạn nhé.