Tìm hiểu về nhân viên văn phòng tại Nhật

Thông tin về những công việc văn phòng ở Nhật thường không được công bố hoàn toàn trên đơn tuyển dụng mà sẽ được thông báo tại buổi phỏng vấn. Các thông tin về quyền lợi chi tiết sẽ được người phỏng vấn chính thức nói ra khi thấy bạn đủ khả năng để vượt qua kỳ xét tuyển. Thế nên có thể nói việc phỏng vấn tại Nhật cũng có thể trở thành một thử thách khá áp lực dành cho những bạn mới ra trường hay mới tới Nhật lần đầu tiên. Bên trong những tòa nhà nguy ngoa ở xứ sở hoa anh đào chính là nơi làm việc của các nhân viên văn phòng được gọi là "kaishain" trong tiếng Nhật. Đây là một trong những vai trò phổ biến trong nền kinh tế nước này.

Ngoài ra, môi trường làm việc của nhân viên văn phòng tại Nhật cũng có một số đặc điểm đáng lưu ý. Văn phòng của họ thường tuân thủ một nền văn hóa nghiêm ngặt, bao gồm việc tuân thủ quy tắc về kỷ luật, tôn trọng sự chính xác và sự tận tụy trong công việc. Thời gian làm việc trong văn phòng thường kéo dài và không gian lao động có thể hạn chế đối với nhân viên văn phòng. Tóm lại, đây là nơi có môi trường làm việc nghiêm ngặt và đòi hỏi sự tập trung cao đối với chi tiết và kỷ luật.

Tình hình thực tế của nhân viên văn phòng tại Nhật

Những công việc văn phòng phổ biến tại Nhật 

Khác với những công việc trong xí nghiệp, cơ sở sản xuất như lao động theo chương trình phái cử thực tập sinh kỹ năng thì hình thức làm việc của họ lại thiên về trí óc hơn. Tùy theo lĩnh vực công việc và phòng ban mà bạn ứng tuyển thì tính chất công việc sẽ khác nhau. Tuy nhiên nếu bạn là nhân viên mới thì đa số sẽ được giao các công việc khá đơn giản. Ngay sau đây hãy cùng Mitaco xem qua một số các công việc văn phòng phổ biến tại Nhật nhé!

  • Quản lý thông tin và tài liệu: Nhân viên văn phòng được giao nhiệm vụ quản lý thông tin bao gồm việc tạo, sao chép, lưu trữ và phân phối tài liệu theo yêu cầu của các bộ phận khác.
  • Xử lý thông tin điện tử: Nhân viên văn phòng thường phải làm việc với máy tính và các phần mềm văn phòng như Microsoft Office để chuẩn bị báo cáo, thư từ và biểu mẫu.
  • Quản lý lịch trình: Họ có nhiệm vụ quản lý, thông báo và thay đổi lịch trình của các thành viên khác theo trình tự hợp lý.
  • Hỗ trợ quản lý: Nhân viên văn phòng thường hỗ trợ các nhà quản lý bằng cách chuẩn bị tài liệu, lên lịch họp, ghi chú và tổ chức các sự kiện nội bộ.
  • Tiếp đón khách và quản lý tiếp tân: Công việc tiếp tân bao gồm tiếp đón khách, trả lời điện thoại, hướng dẫn khách đến đúng địa điểm và hỗ trợ các yêu cầu cơ bản của khách hàng hoặc đối tác.

Điều kiện để trở thành nhân viên văn phòng tại Nhật 

Từng công việc khác nhau sẽ yêu cầu ứng viên có trình độ cũng như các kỹ năng khác nhau để hoàn thành nhiệm vụ được giao. Tuy nhiên để có thể làm một công việc ổn định trong các văn phòng tại Nhật bạn vẫn phải đạt đủ các tiêu chí cơ bản cần thiết. Điều kiện để trở thành nhân viên văn phòng ở Nhật không khó như nhiều người nghĩ tuy nhiên không phải ai cũng có thể đáp ứng được điều đó. Đầu tiên về trình độ học vấn, đa số các công ty Nhật Bản yêu cầu nhân viên văn phòng có bằng cấp tương đương đại học. Một số công việc đòi hỏi kiến thức chuyên ngành cụ thể, ví dụ như kế toán hoặc kỹ thuật. Tiếp theo là ứng viên phải có kỹ năng giao tiếp tốt gồm khả năng lắng nghe, nói và viết tiếng Nhật và tiếng Anh nếu bạn là người nước ngoài. Giao tiếp lịch sự, rõ ràng và hiệu quả là rất quan trọng trong môi trường công ty Nhật Bản.

Ngoài ra những kỹ năng quan trọng khác mà ứng viên cần có đó là kỹ năng xử lý thông tin, quản lý thời gian cũng như khả năng làm việc nhóm của họ. Khác với làm việc tại nhà hay cửa hàng tiện lợi, công việc trong văn phòng thường yêu cầu lao động phải hoạt động theo nhóm để chia sẻ thông tin và hỗ trợ đồng nghiệp.

Trên đây là tất cả những thông tin bạn cần biết để đưa ra quyết định có trở thành nhân viên văn phòng tại Nhật hay không. Nếu có bất kỳ điều gì còn thắc mắc thì hãy liên hệ ngay cho Mitaco nhé!