Danh thiếp ra đời khi nào?
Sự xuất hiện của danh thiếp (danh thiếp hay name card) bắt đầu xuất hiện ở Châu Âu thế kỷ 17: Những tấm danh thiếp thường được dùng để thông báo sự xuất hiện của những người giàu có hoặc quý tộc của thành phố địa phương.
Họ định hình kích thước danh thiếp là một phần của giới thượng lưu vào giữa thế kỷ này. Thời kỳ này, danh thiếp thường được khắc chữ bằng vàng thế kỷ 19, tỉ mỉ đến mức ngay cả hộp đựng cũng được trang trí theo cách mà bất kỳ ai thuộc tầng lớp thượng lưu cũng có thể sở hữu.
Ngày nay, danh thiếp được sử dụng khá phổ biến, chủ nhân của nó có thể là mọi đối tượng, mọi tầng lớp trong xã hội. Nhưng chủ yếu để phục vụ trong thương mại và chính trị. Văn hóa trao đổi danh thiếp của người Nhật được xem là cách giao tiếp tốt nhất khi gặp lần đầu.
Với công nghệ hiện đại ngày nay, việc chuẩn bị một tấm danh thiếp cũng là một vấn đề quan trọng. Để tạo ấn tượng đầu tiên với đối tác hay khách hàng, ngoài việc ăn mặc đẹp, tâm trạng tốt, tinh thần thoải mái, tác phong làm việc chuyên nghiệp thì danh thiếp của bạn cũng phải thật độc đáo.
Một tấm danh thiếp đẹp, độc đáo có thể để lại ấn tượng tốt trong tâm trí đối tác hay khách hàng. Nó góp phần quảng cáo thương hiệu của bạn hay tạo cho đối tác, khách hàng cảm giác bạn là người tỉ mỉ, đầu tư trong công việc.
Lý do danh thiếp đóng vai trò quan trọng tại Nhật?
Danh thiếp đóng vai trò là công cụ giúp các doanh nghiệp trao đổi thông tin của mỗi cá nhân đến bạn bè hoặc khách hàng thay cho lời chào hỏi và tự giới thiệu.Nhất là đối với các doanh nghiệp tư vấn du học Nhật Bản cần tìm kiếm nhiều đối tác.
Trí nhớ của chúng ta dù tốt đến đâu cũng không thể lưu trữ hết những thông tin được truyền miệng. Tất cả thông tin liên quan như địa chỉ hay số điện thoại đều được thể hiện cụ thể trên tấm danh thiếp mà không cần phải ghi chép lại. Bạn chỉ cần trao cho khách hàng hoặc đối tác của mình một tấm danh thiếp như vậy.
Nếu bạn muốn quảng bá hình ảnh, thương hiệu cho doanh nghiệp thì danh thiếp là lựa chọn hiệu quả và nhanh chóng. Một tấm danh thiếp có thiết kế tinh xảo, độc đáo sẽ tạo được ấn tượng tốt với khách hàng.
Khi bạn giao tiếp với bất kỳ ai nhờ vào tấm danh thiệp bạn biết được họ là ai. Trong kinh doanh cũng vậy, khi bạn cung cấp rõ ràng thông tin của mình cho đối tác. Khi đó bạn sẽ tạo được niềm tin và ấn tượng tốt với họ. Từ đó, bạn sẽ tạo điều kiện thuận lợi hơn cho công việc kinh doanh của mình.
Chuẩn bị danh thiếp theo các bước
Chuẩn bị danh thiếp
Trước khi trao đổi danh thiếp của người Nhật bạn cần kiểm tra danh thiếp có đang ở trạng thái sạch không... Nếu có thì phải chọn danh thiếp mới để thay thế.
Kiểm tra số lượng danh thiếp: Nên mang theo nhiều hơn dự định phòng trường hợp gặp đối tác đột xuất. Nếu bị rơi vào trường hợp bị hao hụt hoặc bị lỗi bạn cần lựa lời nói rõ với khách hàng để tránh bị xem là thất lễ.
Cách trao danh thiếp
Luôn trao danh thiếp một cách trang nghiêm, không ngồi. Trong trường hợp sòng bạc không cho phép, danh thiếp phải được giao cho bàn kèm theo lời xin lỗi.
Tư thế trao danh thiếp: Đứng trước mặt đối phương, hai tay ngang ngực và trao danh thiếp bằng cả hai tay. Khi trao danh thiếp ghi rõ họ tên, tên công ty, bộ phận.
Cách nhận danh thiếp
Khi nhận danh thiếp từ người khác, bạn nên đứng dậy, mỉm cười và vui vẻ. Nhận bằng tay trái nhưng đồng thời tay phải cũng phải đưa ra để cầm danh thiếp (visiting card) bằng hai tay. Sau khi nhận, bạn không nên bỏ ngay vào túi mà hãy đọc thông tin trên đó nhưng đừng phát ra âm thanh. Khi đọc mà không rõ thông tin, có thể hỏi lại người tặng rồi cho vào hộp, sách...
Nên giữ kỹ danh thiếp (card visit), không nghịch, không vứt ngay sau khi nhận. Khi đối phương đưa danh thiếp cho bạn mà bạn không mang theo hoặc không có danh thiếp thì bạn nên xin lỗi họ và giải thích cho họ hiểu.
Việc trao đổi danh thiếp của người Nhật khi gặp đối tác lần đầu là một trong những nét văn hóa doanh nghiệp rất được chú trọng tại các công ty Nhật Bản. Dù chỉ diễn ra trong vài phút nhưng việc trao đổi danh thiếp cũng cần có những quy tắc nhất định. Vì vậy Mitaco khuyên bạn bạn cần tuân thủ đúng theo yêu cầu.
