Khái niệm HORENSO là gì?
Horenso là phương pháp làm việc nhóm và giao tiếp trong công việc của người Nhật. Nó được coi là “công cụ” giao tiếp nơi công sở, giúp những người trong cùng một doanh nghiệp có cách nói chuyện chung để thống nhất phương thức giao tiếp nội bộ.
Mục đích của phương pháp này là tối ưu hóa giao tiếp nơi công sở, từ đó tối ưu hóa giá trị của công ty, doanh nghiệp. Chính vì vậy các bạn tham gia chương trình phái cử kỹ năng đặc định cần chú ý để thực hiện theo.
Trên thực tế, Horenso là từ viết tắt của ba từ bao gồm: Hokoku: Có nghĩa là báo cáo, Renraku: Thảo luận và Sodan: Tham khảo ý kiến.
Cụ thể, trong công việc, phải báo cáo định kỳ với cấp trên. Thường xuyên trao đổi, thảo luận với đồng nghiệp và cấp dưới.
HORENSO trong trong môi trường làm việc
Hokoku – Báo cáo
Khi áp dụng mô hình của Horenso, báo cáo chính là việc nhân viên cập nhật kết quả công việc chi tiết lên cấp trên. Chủ động báo cáo là yếu tố vô cùng cần thiết đối với các công việc, dự án, từ đó khiến cấp trên có thể bao quát được công việc.
- Báo cáo khi nào: Thời điểm tốt nhất để báo cáo là khi nhân viên đã hoàn thành công việc được giao. Với công việc lâu dài, nhân viên nên thường xuyên báo cáo định kỳ về tiến độ trong quá trình thực hiện.
- Phương pháp báo cáo tốt: Nhân viên cần lập báo cáo đầy đủ, chính xác và nên báo tin xấu cho sếp trước. Ngoài ra, tác phong của nhân viên khi báo cáo cần lịch sự, tôn trọng người đọc hoặc người nghe.
- Phương pháp đưa tin xấu: Là thực hiện các báo cáo sai lệch, không chính xác, kém chất lượng và đưa tin tốt lên trước. Ngoài ra, phong cách báo cáo và thông tin thống kê thiếu tôn trọng sẽ không mang lại kết quả tốt.
Renraku – Liên hệ
Trong phương pháp Horenso, giao tiếp luôn là nguyên tắc khó tuân theo nhất. Bởi vì việc tiếp xúc thường liên quan đến yếu tố thời gian nên người Nhật luôn cần cực kỳ cẩn thận để tìm thời điểm thích hợp để tiếp xúc.
- Phương pháp giao tiếp tốt: Đối với công việc đơn giản và khẩn cấp, bạn có thể giao tiếp bằng miệng hoặc qua điện thoại và chỉ nói những gì cần thiết. Khi cần liên hệ với nhiều người, nhân viên có thể tạo cuộc họp hoặc email nội bộ để thông báo. Nhân viên nên sử dụng văn bản khi liên hệ nếu đó là công việc liên quan đến phương châm, cải tiến chất lượng hoặc học hỏi kinh nghiệm...
- Phương pháp giao tiếp tồi: Sử dụng phương pháp giao tiếp dài dòng và khó hiểu, không liên quan đến công việc hiện tại. Điều này dẫn đến lãng phí thời gian hoặc việc truyền đạt được tiến hành ngẫu nhiên mà không xem xét thời điểm thích hợp nên ít người biết.
Sodan – Thảo luận
Thảo luận là thời điểm quan trọng để mọi thành viên trong nhóm giải quyết công việc sao cho hiệu quả nhất. Mỗi người đều có những sở trường và quan điểm khác nhau nên việc tiến hành trao đổi, thảo luận và đưa ra nhận xét sẽ giúp vấn đề được giải quyết về mọi mặt và nâng cao hiệu quả công việc.
- Phương pháp thảo luận tốt: Thảo luận và tôn trọng ý kiến của nhiều nhân viên để lấy ý kiến từ nhiều quan điểm khác nhau. Các nhà quản lý có nghĩa vụ ghi nhận ý kiến. Mỗi cuộc thảo luận phải có mục đích thảo luận rõ ràng để mọi người hiểu. Một khi quyết định cuối cùng đã được đưa ra, tất cả các thành viên cần phải tuân thủ.
- Phương pháp thảo luận chưa tốt: Tiến hành thảo luận khi có ít người có ý kiến và phương pháp thảo luận khác nhau (không thống nhất, tùy hứng). Thảo luận sẽ không chấp nhận những bình luận chưa suy nghĩ kỹ và bị bác bỏ ngay lập tức. Mục đích của cuộc thảo luận không rõ ràng. Người lãnh đạo chỉ đạo cuộc thảo luận không đưa ra quyết định cuối cùng và để mỗi người tự quyết định hướng đi của mình.
Tình huống mẫu trong quy tắc HORENSO
Tình huống mẫu: Vì lý do kẹt xe buổi sáng mà bạn đã đến trễ 10 phút.
Tùy chọn A:
Không liên hệ với công ty để thông báo về việc đi muộn 10 phút, sau đó đến nơi làm việc vẫn chào hỏi và hoàn thành công việc như bình thường.
Tùy chọn B:
Liên hệ với công ty ngay khi bạn cảm thấy mình có thể bị trễ. Nội dung cuộc gọi cần thông báo thời gian hoãn, lý do hoãn. Sau khi đến công ty, bạn cần báo cáo với cấp trên rằng bạn đã đến nơi làm việc.
Phân tích:
Đầu tiên, tùy chọn A không tuân theo quy tắc "Giao tiếp với người Nhật" trong Horenso. Vậy phương án B chính là quyết định đúng đắn, dưới đây là một số lý do:
- Thứ nhất là do trong hợp đồng làm việc luôn có cam kết về thời gian làm việc, đi và về đúng giờ. Vì vậy, cần phải thông báo cho cấp trên về việc đến muộn.
- Ngoài ra, việc giao tiếp theo trình tự là rất quan trọng. Nếu không chọn phương án B, việc đến muộn vì tắc đường đôi khi sẽ bị lỡ hẹn vì cấp trên có nhiều việc phải làm.
- Cuối cùng, phương án này cũng sẽ giúp bạn và những người có liên quan như đồng nghiệp cần họp nhóm, đối tác chủ động hơn về thời gian.
Tinh thần làm việc theo quy tắc rất quan trọng vì vậy bạn cần phải nắm rõ khái niệm HORENSO là gì? Từ đó tuân thủ và thắt chặt kỷ luật cho bản thân.
