Khái niệm chu trình PDCA ở Nhật Bản

Để tìm hiểu chu trình PDCA ở Nhật Bản là gì, trước tiên bạn cần hiểu ý nghĩa của các từ P-D-C-A. PDCA là từ viết tắt của “Plan – Do – Check – Action”, dịch sang tiếng Việt là “Kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Hành động”.

Ý nghĩa của các giai đoạn trong chu kỳ được giải thích chi tiết như sau.

  • Plan: Được hiểu theo chu trình này là “Ý tưởng – Kế hoạch” và để đạt được mục tiêu đó thì chúng ta dự định thực hiện nó trong bao lâu, bằng cách nào và với nguồn lực nào.
  • Do: hành động để thực hiện kế hoạch đặt ra.
  • Check: Kiểm tra kết quả đã làm xem có đúng với kế hoạch đã đề ra không? Bạn có cần điều chỉnh kế hoạch của mình không?
  • Action: Điều chỉnh cách thức thực hiện, cách thức....dựa trên kết quả đã có, tăng giảm hạng mục so với ban đầu.

Đặc điểm của chu trình PDCA

Chu trình PDCA giúp phân biệt một công ty với các đối thủ cạnh tranh, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp trong thị trường cạnh tranh cao ngày nay. Không chỉ vậy, khi các doanh nghiệp luôn tìm cách hợp lý hóa quy trình, giảm chi phí, tăng sự hài lòng của khách hàng và nâng cao lợi nhuận công ty thì PDCA luôn là kim chỉ nam để doanh nghiệp sử dụng. nghiệp vụ hành động.

Kế hoạch 

Khi lập kế hoạch cho bất kỳ công việc hay quy trình nào, chủ doanh nghiệp cần xác định rõ các yếu tố sau:

  • Xác định các vấn đề cần giải quyết và các biện pháp phòng ngừa.
  • Xác định cụ thể, chi tiết các mục tiêu của quy hoạch.
  • Làm rõ các hành động và quy trình cần thực hiện để đạt được mục tiêu đề ra.
  • Xác định các nguồn lực cần thiết để hiện thực hóa các hành động và quy trình.

Thực hiện kế hoạch

Đầu tiên, doanh nghiệp cần truyền đạt kế hoạch tới tất cả các nhân viên có liên quan. Sau đó, căn cứ vào nội dung cụ thể trong kế hoạch, công ty Nhật Bản bắt tay vào triển khai thực hiện. Đồng thời, bạn cần ghi lại dữ liệu và thông tin đã được thu thập trong quá trình này. Điều này sẽ làm cho các đánh giá hiệu suất trong tương lai hiệu quả hơn.

Đo lường kết quả

Công ty sẽ tổ chức đánh giá để kiểm tra và xác nhận tiến độ hoàn thành và kết quả công việc trên thực tế so với mục tiêu kế hoạch đề ra. Việc đánh giá còn có mục đích phát hiện những vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện.

Từ đây tìm hiểu nguyên nhân, kết quả ảnh hưởng để có giải pháp khắc phục hiệu quả. Qua đó, chúng tôi đã hiểu được tầm quan trọng của PDCA trong quản lý chất lượng.

Hành động để thay đổi 

Doanh nghiệp cần lập danh sách các biện pháp khắc phục khó khăn. Ngoài ra, chủ công ty cần cập nhật thông tin trong kho dữ liệu thường xuyên để các bộ phận vận dụng vào thực tế nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và gặt hái được nhiều thành công hơn.

Dựa vào đó đối với các bạn phái cử thực tập sinh kỹ năng thì doanh nghiệp sẽ dễ quản lý và đưa ra nhiều chính sách có lợi cho cả hai.

Cách lập kế hoạch theo chu trình PDCA phù hợp nhất

Người Nhật rất cẩn thận trong mọi việc và đặc biệt là những việc quan trọng. Với một dự án mới hay trong mọi công việc họ đều lên kế hoạch cẩn thận, tỉ mỉ và chi tiết. Toàn bộ kế hoạch sẽ vạch ra những việc cần làm, việc nào quan trọng nhất và thời gian thực hiện mỗi việc.

Văn hóa làm việc của người Nhật sẽ ước lượng thời gian hoàn thành công việc trong mức cho phép và thường chia công việc thành nhiều phần nhỏ. Chính điều này đã mang lại hiệu quả cao nhất cũng như sự phân chia người phụ trách từng công việc. Và dù lớn hay nhỏ, mọi thứ đều diễn ra suôn sẻ, tránh sai sót trong từng khâu.

Khi lập kế hoạch chi tiết sẽ giao cho cấp trên xem xét kế hoạch làm việc. Sau khi các kế hoạch được thông qua, mọi người sẽ bắt tay vào thực hiện các công việc được giao. Điều quan trọng là cả hai đều thực hiện công việc một cách chính xác, đầy đủ và đúng tiến độ.

Trong quá trình thực hiện theo kế hoạch, đồng thời tiến hành kiểm tra nhiều lần và khi hoàn thành công việc cũng kiểm tra lại. Mọi chỉnh sửa sẽ được thực hiện trong thời gian này để tránh sai sót và đạt hiệu quả cao nhất.

Chu trình PDCA có ý nghĩa gì trong môi trường doanh nghiệp tại Nhật

Lợi ích của việc áp dụng chu trình PDCA ở Nhật Bản:

  • Hỗ trợ quản trị hệ thống rất hiệu quả.
  • Hạn chế và tiến tới loại bỏ sai lầm, tránh đổ lỗi cho nhau và sai lầm không lặp lại.
  • Nâng cao năng suất và hiệu quả hoạt động của từng người, từng đơn vị thông qua quy trình kiểm soát chặt chẽ hàng ngày.

Hi vọng qua bài viết trên, Mitaco đã giúp bạn hiểu được chu trình PDCA ở Nhật Bản, cũng như tác dụng và lợi ích của PDCA đối với doanh nghiệp. Từ đó áp dụng vào hoạt động kinh doanh và cả các kế hoạch nhỏ.