COE được hiểu là một loại tư cách pháp luật khi nhập cảnh, người nước ngoài được cho phép có thể tham gia các hoạt động với tư cách là người có thân phận hoặc địa vị nào đó trong thời gian lưu trú tại Nhật.
Các bước cần làm khi có tư cách lưu trú COE
- Bước 1: Tiền học phí và tiền Ký túc xá nên được chuyển nhanh chóng cho các trường bên Nhật.
- Bước 2: Xin visa .
- Bước 3: Nhận visa, nhận vé máy bay, nhận hồ sơ gốc, nhanh chóng thanh lý hợp đồng và hướng dẫn thủ tục xuất nhập cảnh.
- Bước 4: Xuất cảnh.
Bước 1: Tiền học phí và tiền ký túc xá nên được chuyển nhanh chóng cho các trường bên Nhật.
Khi mà kết quả tư cách lưu trú COE được trả về thì ngay sau đó các bạn cần chuẩn bị một khoản tiền dành cho đóng học phí và tiền ký túc xá để nộp cho nhà trường. Thông thường thì hạn nộp học phí và ký túc xá sẽ kéo dài 10 ngày kể từ khi có kết quả COE.
Tuỳ vào mỗi trường và mỗi cục mà sẽ có kết quả COE khác nhau. Đặc biệt ở các trường senmon hoặc một số trường sẽ trả kết quả muộn hơn (không có thời cụ thể). Ngay khi có kết quả, trung tâm sẽ liên lạc và thông báo ngay cho bạn.
Có 2 cách nộp tiền học phí và KTX cho trường Nhật.
- Cách 1: Chuyển khoản học phí và KTX từ ngân hàng ở Việt Nam.
Để có thể đủ điều kiện chuyển tiền học phí và KTX, cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau (chỉ cần bản photo):
- Tư cách lưu trú (COE) – Trung tâm sẽ gửi đến các bạn.
- Thư mời nhập học của trường (COA) – Trung tâm sẽ gửi đến các bạn.
- Giấy báo học phí + tiền ký túc xá – Trung tâm sẽ gửi đến các bạn.
- Hộ chiếu (Passport) của học sinh
- Chứng minh nhân dân của người bảo lãnh.
- Sổ hộ khẩu của người bảo lãnh và học sinh hoặc giấy khai sinh của học sinh (dùng để chứng minh mối quan hệ).
- Giấy xác nhận mối quan hệ (trong trường hợp người bảo lãnh không phải là bố mẹ, anh chị em ruột).
- Tiền VNĐ (được nhân theo tỷ giá thời điểm học sinh chuyển) hoặc tiền JPY.
- Ngay sau khi hoàn tất thủ tục chuyển tiền, các bạn học sinh cần xin ngân hàng “ điện chuyển tiền” để nộp lại cho trung tâm.
Lưu ý:
Để thuận lợi cho việc gia hạn visa sau này thì người đứng tên chuyển tiền sẽ là tên của người bảo lãnh. Bạn nên tìm kiếm các cách kiểm tra COE Nhật để tránh những sự cố không mong muốn
Về khoản phí khi chuyển tiền sang Nhật thì học sinh sẽ là người chịu trách nhiệm khoản phí 2 đầu cả phía ngân hàng Việt Nam và ngân hàng Nhật Bản. Phí chuyển sẽ phụ thuộc vào phần trăm số tiền học sinh chuyển.
Ở một số trường sẽ cộng cả phí chuyển khoản của ngân hàng Nhật Bản vậy nên khi chuyển tiền thì bạn chỉ cần nộp phí của ngân hàng ở Việt Nam. Nếu rơi vào trường hợp học sinh không biết và vẫn nộp học phí ở 2 đầu, nếu thừa thì trường sẽ hoàn lại.
Tỷ giá JPY, các bạn nên tham khảo và xem trên website của ngân hàng mà bạn chuyển tiền, tỷ giá bán được tính theo cột tỷ giá cao nhất. Thế nhưng, tỷ giá chỉ mang tính tương đối và thay đổi liên tục. Chính vì thế ngân hàng sẽ chốt và báo tỷ giá cho học sinh tại thời điểm mà học sinh có mặt ở ngân hàng để nộp tiền.
Học sinh có thể nộp tiền ở bất cứ ngân hàng nào, tuy nhiên giấy tờ phải được chuẩn bị đầy đủ theo những yêu cầu trên. Bên cạnh đó, trung tâm sẽ có tổ chức một số buổi hướng dẫn học sinh nộp tiền tại ngân hàng. Thời gian và địa điểm trung tâm sẽ thông báo đến các bạn.
- Cách 2: Nộp tiền trực tiếp tại nhà trường bên Nhật.
Nếu có điều kiện có người nhà bên Nhật, thì học sinh có thể nộp trực tiếp tại trường. Cần chuẩn bị hồ sơ như sau:
- Giấy báo học phí
- Giấy báo nhập học
- Giấy tờ tùy thân của người nộp tiền
Sau khi hoàn tất thủ tục nộp tiền tại trường người nộp tiền sẽ nhận được biên lai thu học phí và KTX. Học sinh cần giữ lại sau đó chụp ảnh và nộp cho trung tâm.
Bước 2: Xin Visa cho học sinh
Khi các thủ tục học phí của học sinh được hoàn tất và được nhà trường xác nhận thì ngay sau đó trường sẽ gửi hồ sơ gốc về cho trung tâm để hoàn thiện hồ sơ visa du học Nhật Bản.
Trung tâm sẽ có một buổi hướng dẫn điền form xin visa, check thông tin và ký vào form xin visa trước khi nộp visa lên Đại sứ quán. Thời gian và địa điểm trung tâm sẽ thông báo sau.
Khi hồ sơ của học sinh được trung tâm nộp lên Đại sứ quán thì trong thời gian đó, Đại sứ quán có thể sẽ gọi cho học sinh lên để phỏng vấn tiếng Nhật. Chính vì thế, học sinh cần ôn luyện tiếng Nhật trình độ N5.
Bước 3: Bước 3: Nhận visa, nhận vé máy bay, nhận hồ sơ gốc, nhanh chóng thanh lý hợp đồng và hướng dẫn thủ tục xuất nhập cảnh.
Trung tâm sẽ tổ chức buổi hướng dẫn ngay sau khi học sinh nhận được visa từ Đại sứ quán.
Bước 4: Thủ tục xuất nhập cảnh
Trung tâm sẽ có những buổi hướng dẫn cụ thể sau khi hoàn tất mọi hồ sơ.
Phỏng vấn xin Visa tại đại sứ quán cần lưu ý những gì?
Bước 1: Vào Đại sứ quán
Mang theo giấy tờ tùy thân như CMND hoặc bằng lái xe, nên có mặt tại Đại sứ quán trước 10 phút trước giờ hẹn. Chuẩn bị một số giấy tờ sau:
- Phiếu hẹn của Đại sứ quán (bản photo)
- Giấy xác nhận thời gian học tiếng Nhật (bản gốc)
- Bằng năng lực tiếng Nhật (bản gốc và bản photo)
Bước 2: Điền form trước khi vào phỏng vấn
Khi tới phỏng vấn các bạn sẽ được phát 1 form gồm các thông tin cơ bản của cá nhân, quá trình đi học, đi làm.
Sau khi điền form xong sẽ được xếp hàng và chờ phỏng vấn.
Bước 3: Vào phỏng vấn.
Người phỏng vấn sẽ là một người Việt hoặc một người Nhật, mục đích chủ yếu là kiểm tra trình độ tiếng Nhật: Katakana, Hiragana, Kanji.
Hình thức phỏng vấn: bằng việc hỏi đáp và đọc các câu có chứa những chữ Kanji, Kata và Hira được chỉ bởi người phỏng vấn.
Bước 4: Nhận kết quả phỏng vấn
Sau khi kết thúc buổi phỏng vấn, mọi người sẽ ra về và đợi kết quả Visa. Do thời gian trả kết quả sẽ không báo trước nên sau khi phỏng vấn các bạn nên để ý điện thoại để không lỡ cuộc gọi từ Đại sứ quán.
Thủ tục xuất nhập cảnh cần chuẩn bị những gì?
Những giấy tờ cần thiết khi sang Nhật.
- Hộ chiếu (Passport) của học sinh
- COE bản gốc (ghim kèm trong hộ chiếu)
- Thư mời nhập học của trường (COA)
- Giấy cấp phép làm thêm
- ED – card (một số trường sẽ gửi về trước cho học sinh hoặc không lên máy bay sẽ được phát)
- Tờ khai hải quan (một số trường sẽ gửi về trước cho học sinh hoặc không lên máy bay sẽ được phát)
- Vé máy bay: cần kiểm tra cẩn thận thông tin trên vé như họ tên, ngày bay, giờ bay. Nếu có gì sai sót còn kịp thời báo lại.
- Hành lý.
Làm thủ tục tại sân bay
Học sinh nên có mặt tại sân bay trước 3 tiếng máy bay cất cánh. Cần chủ ý cả ngày bay và giờ bay.
Hồ sơ cần chuẩn bị:
- Hộ chiếu (kèm Visa, COE)
- Vé máy bay
- Học sinh cần xuất trình những giấy tờ sau khi nhập cảnh:
- Hộ chiếu (kèm Visa, COE)
- Giấy phép làm thêm ( vô cùng quan trọng)
- Tờ ED – card (trường gửi sẵn hoặc được phát trên máy bay)
- Tờ khai hải quan ( trường gửi sẵn hoặc được phát trên máy bay)
- Khi nộp đầy đủ các giấy tờ trên, thì học sinh sẽ được cấp thẻ ngoại kiều có đóng dấu, thẻ này cho phép sinh viên có thể đi làm thêm.
Một số câu hỏi thường gặp về chỗ ở khi sang Nhật
Trên thực tế các học sinh khi vừa bước chân sang Nhật sẽ lựa chọn KTX làm nơi lưu trú vì chưa có kinh nghiệm trong việc lựa chọn nhà cũng như tự thuê nhà. Sau đây sẽ là một số câu hỏi liên quan đến vấn đề KTX dễ gặp.
Ở KTX thì có được đưa đón không? Có mất phí không?
Bạn sẽ được đón ở sân bay dù đăng kí ở KTX trường hay KTX của trung tâm bạn chọn. Về chi phí thì sẽ phụ thuộc vào trường của bạn và trung tâm bạn đăng ký. Sẽ có nơi miễn phí hoàn toàn và cũng sẽ có nơi thu phí.
Phòng KTX như thế nào?
So với KTX ở Việt Nam thì KTX ở Nhật có phần phát triển hơn, đầy đủ hơn. Ở đây có sẵn tất cả nội thất như giường, tủ quần áo, bàn ghế, tủ lạnh, điều hoà, bếp,…
Mỗi phòng bao gồm những gì?
Vật dụng có trong mỗi phòng sẽ phụ thuộc vào mỗi trường khác nhau. Để biết chi tiết cụ thể các bạn có thể tham khảo trên website của trường mình.
Giờ giấc ở KTX như thế nào? Có bị quản lý không?
Khác với Việt Nam khi ở KTX sẽ bị quản lý giờ giấc thì Nhật Bản ngược lại, sẽ có người quản lý nhưng ở đây họ chỉ quản lý về vệ sinh, an ninh trật tự chứ không quản lý giờ giấc.
Quy định chung của KTX.
Tất cả các phòng đều có quy định chung: bạn bè của những thành viên trong phòng không được phép ở lại qua đêm. Một số nơi giới hạn chỉ có bạn nam hoặc bạn nữ mới được phép vào.
Hy vọng những chia sẻ trên của Mitaco sẽ giúp bạn giải đáp được sự phân vân về những việc cần làm sau khi có tư cách lưu trú (COE). Chúc các bạn thành công.
