Đất nước Nhật Bản sở hữu hàng loạt các quy định và những điều cần lưu ý khi thực hiện nghe gọi trong công ty. Thế nên để tránh việc vô tình xúc phạm đối phương thì hãy xem qua bài viết sau đây nhé!

Văn hóa nghe và gọi điện thoại trong công ty Nhật

Việc thực hành nghe gọi điện thoại tại Nhật có thể sẽ khiến nhiều bạn nước ngoài cảm thấy vô cùng rắc rối và rườm rà. Tuy nhiên toàn bộ quy trình này lại chính là văn hóa đặc trưng của con người Nhật Bản. Nó thể hiện sự tôn trọng của người gọi đối với đối phương và cũng là cách để họ thể hiện trình độ của bản thân. Điều này lại càng trở nên quan trọng hơn đối với các khách hàng hay những người cấp quản lý trên công ty.

Hướng dẫn cách nghe và gọi điện thoại trong công ty Nhật

Để nghe và gọi điện thoại trong công ty Nhật Bản, bạn cần tuân thủ một số quy tắc và thực hành phù hợp với văn hóa công ty và xã hội Nhật Bản cơ bản:

  • Khi nghe và gọi điện thoại trong công ty Nhật, hãy sử dụng ngôn ngữ lịch sự, tử tế và biểu hiện sự tôn trọng. Bạn nên bắt đầu cuộc gọi bằng cách nói "Moshi moshi" để báo hiệu bạn đã nhấc máy.
  • Khi bạn nhận một cuộc gọi, hãy tự giới thiệu bằng cách nói "ABC (tên công ty) desu" hoặc "ABC (tên của bạn) desu" (ABC là tên công ty hoặc tên của bạn).
  • Trong quá trình giao tiếp, hãy sử dụng các từ ngữ như "hai" (đồng ý), "wakarimashita" (tôi hiểu), "arigatou gozaimasu" (cảm ơn) để thể hiện sự tôn trọng và biết ơn.
  • Khi bạn cần truyền đạt ý kiến hoặc yêu cầu, hãy sử dụng các cụm từ như "o-negai shimasu" (xin vui lòng), "sumimasen ga" (xin lỗi nhưng), "chotto ii desu ka" (tôi có thể hỏi một chút được không).
  • Người Nhật thường coi trọng việc giữ thời gian. Vì vậy, hãy cố gắng trả lời điện thoại càng sớm càng tốt.

Tầm quan trọng của kỹ năng nghe và gọi điện thoại tại Nhật

Đối với những lao động theo chương trình phái cử kỹ thuật viên kỹ sư có thời hạn cư trú lâu dài tại Nhật thì việc tìm hiểu và áp dụng hoàn hảo kỹ năng nói trên là bắt buộc. Chúng đóng một vai trò quan trọng như một phương tiện giao tiếp quan trọng trong công ty. Kỹ năng nghe và gọi điện thoại tốt giúp bạn truyền đạt thông điệp một cách rõ ràng, hiệu quả và chính xác.

Điện thoại cũng thường được sử dụng trong việc xử lý các vấn đề khẩn cấp hoặc quan trọng, vì vậy việc sử dụng kỹ năng này một cách chuyên nghiệp là vô cùng quan trọng. Việc sử dụng ngôn ngữ lịch sự, biểu hiện sự tôn trọng và có khả năng lắng nghe tốt có thể tạo dựng lòng tin và đồng cảm từ phía người khác. Điều này có thể ảnh hưởng đến việc duy trì và phát triển mối quan hệ kinh doanh thành công.

Ngoài ra trong một số trường hợp, việc giao tiếp chỉ thông qua giọng điện thoại là điều phổ biến trong môi trường công ty. Kỹ năng nghe và gọi điện thoại tốt giúp bạn truyền đạt ý kiến, thông điệp và cảm xúc qua giọng điện thoại một cách hiệu quả. Điều này đòi hỏi khả năng nghe và hiểu rõ ý kiến của người khác, đồng thời cũng phải truyền đạt một cách rõ ràng và tổ chức.

Nghe gọi điện thoại trong công ty cần lưu ý điều gì? 

Một trong những điều cần lưu ý khi nghe gọi điện thoại ở Nhật đó chính là tác phong, tư thế của bản thân. Mặc dù chỉ cả hai đều không thể thấy mặt nhau thế nhưng việc cho bản thân một hình dáng chuyên nghiệp cũng là điều cần thiết. Ngoài ra, bạn còn không được phép chống cằm, ngả người ra sau hay bắt chéo chân. Đặc biệt, trong lúc trò chuyện phải tuyệt đối tập trung vào việc giao tiếp chứ không nên làm việc khác. Cuối cùng đối với người trong công ty, bạn nên ấn nút giữ máy khi nói chuyện.

Hầu hết cách hành xử của bạn nên phụ thuộc vào mục đích của cuộc trò chuyện và từ đó đưa ra cách xử lý, sử dụng ngôn từ phù hợp. Ví dụ nếu như đối phương trông có vẻ đang bị bận thì hãy xin phép gọi lại. Tuy nhiên trong trường hợp nếu bạn có mong muốn nói lời xin lỗi hay phát hiện ra lỗi sai của ai đó thì nên gọi càng sớm càng tốt để tránh tình hình trở nên tồi tệ hơn.

Hy vọng bài viết trên đây sẽ giúp cho mọi người thuần thục việc nghe và gọi điện thoại trong công ty Nhật. Nếu bạn cảm thấy bản thân vẫn câu hỏi về vấn đề này thì hãy liên hệ ngay cho Mitaco nhé!